warum eine email an sich selbst senden?

sie können so z.b. nach einer email-neueinrichtung kontrollieren, ob alles funktioniert. so müssen sie nicht jemand anderen bitten, ihnen eine test-email zuzusenden.
oder: wenn sie über einen drittanbieter (z.b.t-online.de, gmx.de, web.de, …) ihre emails versenden, sehen sie direkt, ob ihre emails vielleicht mit unerwünschter werbung in der signatur versehen sind. das wäre natürlich für das professionelle erscheinungsbild ihrer emails wenig vorteilhaft.

vielleicht haben sie bei diesem email-test einen ähnlichen aha-effekt als würden sie vom handy aus mal ihre büro-telefonnummer wählen und merken, dass weder warteschleifen-musik noch erreichbarkeit ihren vorstellungen entsprechen.

wie senden sie nun eine email an sich selbst?

ok, das ist banal aber: schreiben sie in das “an:”-feld ihres email-programmes einfach ihre email-adresse und senden diese einfach ab.

“klar, was auch sonst!”, sagen sie.
in meiner täglichen arbeit mit kunden habe ich aber festgestellt, dass die meisten denken, dass dies gar nicht so einfach funktioniert.
viele internetnutzer haben wahrscheinlich noch im kopf, dass man sich auch nicht selbst anrufen kann (handy und zweittelefon mal ausgeschlossen). darum war mir das mal diesen kurztipp wert.

wenn sie dateien per email versenden oder z.b. pdf-dokumente auf ihrer website veröffentlichen, sollten sie nachfolgende benennungsregeln beachten.

bei der benennung von dateien, die sie an eine email anhängen, müssen sie nicht sonderlich vorsichtig sein. wenn sie mal eine datei technisch falsch benannt haben (z.b. “Geschäftsbericht s/w.DOC“)wird sie windows schnell darauf aufmerksam machen.

folgendes gibt es generell zu beachten:

• benutzen sie möglichst keine sonderzeichen wie ? ” . / ‘ * + : ; ` ´& % $ § ! usw.
  (diese können in einigen dateisystem arge probleme verursachen)
• wählen sie keine zu langen dateinamen
  (zwar ist bei vielen dateisystemen erst bei 255 zeichen schluß – das sollten sie aber dennoch nicht ausreizen)

bei dateien, die für das hochladen auf einen webserver bestimmt sind (also z.b. auf ihre website), gibt es zusätzlich folgendes zu beachten:

• vermeiden sie leerzeichen
  nutzen sie anstelle der leerzeichen am besten den bindestrich “-”
  also anstatt: “Marketing Bericht.pdf” besser: “Marketing-Bericht.pdf”
• umgehen sie deutsche umlaute
  also anstatt: “Geschäftsbericht-2009.pdf” besser: “Geschaeftsbericht-2009.pdf”
• nutzen sie bitte ausschliesslich folgende zeichen:
  A bis Z
  a bis z
  0 bis 9
  - (bindestrich)
  _ (unterstrich – weniger optimal aber auch ok)

guter dateiname = futter für google & co.

noch ein tipp für die dateibenennung, der weniger technische gründe hat:

wenn die datei für ihre website bestimmt ist, wählen sie einen aussagekräftigen dateinamen.
dies hilft zum einen ihren website-besuchern, die datei später wieder zu erkennen. zum anderen ist der dateiname sehr entscheidend, was die auffindbarkeit durch suchmaschinen wie google angeht.

beispiel: vermeiden sie “gb-mustermann09.pdf” und nehmen sie besser “geschaeftsbericht-2009-max-mustermann-ag-musterhausen.pdf”
das ist zwar sperriger, macht ihr pdf-dokument aber bei suchen nach “max mustermann ag” oder “mustermann geschäftsbericht” wesentlich besser auffindbar (in google und auch auf der festplatte desjenigen, der die datei von ihrer website heruntergeladen hat).

wenn sie sich bei der online-anmeldung bei einem dienstleister unsicher sind, ob es sich um ein seriösen dienst handelt, nutzen sie doch einfach eine kostenlose wegwerf-email-adresse.

beispiele für situationen, in denen wegwerf-email-adressen zu empfehlen sind:

online-dienste für anonyme wegwerf-emails

meine empfehlung – allerdings englischsprachig:

www.mailinator.net

deutschsprachige alternativen:

dontsendmespam.de
www.10minutemail.com
www.safetypost.de
www.trash-mail.com

sehr simpler dienst – aber auch englischsprachig:

www.nospamfor.us

was bei nutzung eines wegwerf-email-dienstes zu beachten ist…

• jeder kann in ihr postfach schauen, der zufällig die von ihnen benutzte email-adresse errät! nutzen sie diese also nicht, um vertrauliche informationen zu empfangen.
• die benutzte email-adresse ist nur begrenzte zeit gültig (dauer je nach dienst unterschiedlich).
• einige onlinedienst-anbieter akzeptieren keine anonymen wegwerf-email-adressen. dort kommen sie also nicht umhin, eine “normale” email-adresse zu benutzen.
• diese email-adressen dienen ausschliesslich dem empfang von emails – versand ist nicht möglich (um spam-versand zu vermeiden).

kurzes lern-video:
nutzung der wegwerf-email-adresse

video: anonyme wegwerf-emails von mailinator nutzen von frank katzer auf Vimeo.

noch ein hinweis in eigener sache: die vorgestellten websites sind sorgfältig recherchiert. ich übernehme jedoch keine haftung bei schäden, die durch die nutzung der vorgestellten dienste entstehen. diese dienste nutzen sie auf eigene verantwortung.

gerne wird versucht das aussehen der eigenen emails an das firmen-briefpapier anzupassen. dies hat jedoch fast ausschliesslich nachteile für sie und den empfänger ihrer email.

warum das so ist, lesen sie im folgenden artikel.

wenn sie ein bild-element (z.b. ihr firmenlogo) in ihre email einfügen, muss diese email im sog. html-email-format angelegt sein (also mit der technik, mit der auch internetseiten gestaltet werden).

dieses html-email-format bringt folgende schwerwiegende nachteile mit sich:

• ihr empfänger übersieht ihre emails häufiger!
  warum? ihre emails werden durch das html-format (mit bild) wesentlich häufiger als “spam” eingestuft, weil viele spam-email-versender vorrangig dieses format nutzen – ihr gegenüber bekommt also ggf. ihre email überhaupt nicht zu gesicht, weil sie vorher vom spam-filter aussortiert wurde.
• ihre emails werden häufig fehlerhaft dargestellt.
  warum? wie ihre emails bei ihrem empfänger dargestellt und gedruckt werden ist für sie nicht abzusehen, weil sie nicht wissen, mit welchem programm ihr gegenüber seine emails bearbeitet. jedes email-programm (sog. “email-client”) stellt die inhalte unterschiedlich dar. häufig wird der nutzer vor der darstellung einer email aus sicherheitsgründen gefragt, ob er die enthaltenen bilder sehen möchte.
• ihre emails werden zu speicherfressern.
  warum? emails mit bildern werden zigfach größer als reine text-emails (in der summe der heutigen email-flut ist dieser unterschied beträchtlich – auch für ihren “gesendete objekte”-ordner!)
• ihre email wirkt unprofessionell.
  warum? im üblichen geschäftsgebahren gelten diese gestalteten emails häufig als zu verspielt oder als fehlerhaft aufgrund der defekten darstellung.

zugegebenermassen hat eine html-email auch ein paar vorteile:

• der inhalt einer email kann ähnlich einer website sehr ansprechend (=verkaufsfördernd) gestaltet werden, womit wir bei der einzig wichtigen ausnahme sind: dem email-newsletter.
• eine html-email kann ihnen unter umständen eine rückmeldung geben, ob sie betrachtet wurde oder nicht (sog. “email-tracking”).

generell gilt: je einfacher ihre emails technisch aufgebaut sind (im sog. “plain-text- oder text-email-format”) desto sicherer können sie sein, dass ihre inhalte so beim empfänger ankommen, wie sie sich das vorgestellt haben.

schauen sie doch gleich mal nach, welches email-format bei ihnen voreingestellt ist…

hier die einstellung am beispiel von microsoft outlook 2007: